Information om registerhantering

Omfattning

Forum Flen är en ekonomisk förening med syfte att utveckla näringslivet i Flens kommun genom att underlätta samarbete mellan medlemmarna och kommunen. För att kunna stödja den kommunikation som behövs måste Forum Flen upprätthålla register där viss personinformation finns. De register som Forum Flen upprätthåller ska primärt innehålla de företag som verkar inom Flen, både nuvarande och potentiella. Kontaktpersoner är de som har en officiell företrädarroll i företagen eller där annan kontaktperson anvisats av företaget.

Policy

Forum Flens register med personinformation ska enbart innehålla sådan information som kan underlätta kontakt med och mellan företagen eller underlätta kompetensmässigt samarbete (företag, namn, telefonnummer, besöksadress, mailadress och befattning/tjänst/kompetens).

Forum Flen ska eftersträva att ha så få, centrala register som möjligt och inga lokala register annat än arbetskopior för aktuella projekt/aktiviteter. Centrala register hanteras under ansvar av styrelsen. Rättning och uppdatering ska ske löpande men ses över minst en gång per år. Borttagning av information ska utan fördröjning ske vid dessa tillfällen så snart som kontaktuppgifterna inte längre är relevanta. Föreningens register får inte lämnas till tredje part. Den får endast användas av föreningen själv.

Utsedd ansvarig

Frågor om register och begäran om borttagning från register skickas till naringsliv@forumflen.se.

Forum Flen har följande register:

1. Medlemsregister. Omfattar föreningens medlemsföretag och utsedda kontaktpersoner.
2. Medlemsförteckning på hemsidan (https://forumflen.se/medlemskap/vara-medlemmar/).Innehåller ingen personinformation utan länkar direkt till respektive företags hemsidor.
3. Sändlista för information till nuvarande och potentiella medlemmar samt andra intressenter.Innehåller namn, företag, mailadress och telefonnummer.
4. Lokala, tillfälliga register som stödjer projekt och samarbeten inom speciella områden.

Förutsättningar och regler för registren:
• Sändlista får användas för att underlätta kontakter mellan deltagarna på listan. Den får också

användas för distribution av information i de fall styrelsen för Forum Flen anser att informationen stödjer föreningens intressen.

Information

Information om vår hantering av personuppgifter ska finnas på Forum Flens hemsida. Initialt skickas information ut till samtliga som finns på Sändlistan. Därefter kommuniceras informationen vid registrering av nya deltagare på sändlistan.

Forum Flens styrelse, 2018-05-17